Este documento describe cómo OneMind AI Labs S.L. (en adelante «OneMindAI») trata los datos personales de sus usuarios, conforme al Reglamento (UE) 2016/679 (RGPD) y la Ley Orgánica 3/2018, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales (LOPDGDD).
1. Responsable del tratamiento
OneMind AI Labs S.L., con domicilio en España. Datos completos disponibles bajo solicitud al correo de contacto. Email general: soporte@onemindailabs.com. Delegado de Protección de Datos (DPO): dpo@onemindailabs.com.
2. Naturaleza de OneMindAI y rol RGPD
OneMindAI es un asistente científico-clínico para profesionales y estudiantes verificados de psicología, psiquiatría y áreas sociosanitarias. Frente a los datos del profesional (cuenta), OneMindAI actúa como responsable del tratamiento. Frente a los datos del paciente que el profesional pueda introducir pseudonimizados en una consulta, el profesional es responsable del tratamiento y OneMindAI actúa como encargado del tratamiento dentro del marco asistencial del profesional. OneMindAI no entra en relación directa con el paciente.
3. Datos que tratamos
3.1 Datos de cuenta profesional
- Identificación: email, nombre.
- Credenciales: contraseña almacenada como hash bcrypt (cost ≥ 12).
- Perfil profesional: área (psicología / psiquiatría / sociosanitaria / estudiante), país, colegio profesional, número de colegiado o universidad, especialidades, idioma.
- Telemetría de sesión: hora de último acceso, IP enmascarada (último octeto cero), país y ciudad aproximados, user-agent.
3.2 Contenido de las conversaciones
- Mensajes que el usuario envía al asistente y respuestas generadas. Se asocian a la cuenta para que el usuario recupere su historial.
- El profesional debe pseudonimizar siempre los datos del paciente antes de enviarlos. Disponemos de un detector heurístico de identificadores directos (nombres completos, DNI/NIE, teléfonos, emails) que muestra advertencia inline, pero la responsabilidad final recae en el profesional.
- Conversaciones marcadas como privadas (modo 🔒): no se persisten en servidor en ningún momento. El transcript vive solo en el navegador durante la sesión.
3.3 Datos técnicos automáticos
- Logs de error y métricas anonimizadas para mantener el servicio.
- Cookies estrictamente necesarias para la sesión (login). No usamos cookies de marketing ni de rastreo de terceros.
4. Categorías especiales (art. 9 RGPD)
Los datos que el profesional usuario introduce sobre pacientes son datos relativos a la salud y, por tanto, categoría especial. Su licitud descansa en el consentimiento del paciente y la relación asistencial del profesional, NO en OneMindAI. Por ello el profesional se compromete contractualmente (Términos de uso) a:
- Pseudonimizar antes del envío (eliminar identificadores directos).
- No introducir datos del paciente fuera del marco del tratamiento autorizado.
- Mantener el deber de secreto profesional y las obligaciones derivadas de su normativa deontológica.
5. Base jurídica del tratamiento (art. 6 RGPD)
- Ejecución de un contrato (art. 6.1.b): para prestar el servicio al profesional registrado.
- Consentimiento explícito (art. 6.1.a y, cuando aplique, art. 9.2.a): envío de invitaciones a colegas y uso opcional del contenido de conversaciones para mejora del modelo. Este último es opt-in, separado, y revocable en cualquier momento desde Ajustes → Privacidad.
- Interés legítimo (art. 6.1.f): auditoría de seguridad, prevención de fraude y mejora agregada del servicio mediante métricas no identificables.
- Cumplimiento de obligación legal (art. 6.1.c): conservación de determinados registros conforme exija la normativa aplicable.
6. Finalidades
- Operar el servicio, autenticar al usuario y mantener su historial.
- Adaptar el asistente al perfil (registro, profundidad, idioma, contexto clínico).
- Mejorar la calidad del servicio mediante análisis agregado y anónimo (refusals, scores de retrieval, patrones de uso).
- Solo con consentimiento explícito separado: usar el contenido de conversaciones, previamente anonimizado, para mejora del modelo.
- Cumplir obligaciones legales y atender solicitudes de derechos.
7. Conservación
- Cuenta: mientras esté activa, más doce (12) meses tras solicitud de baja con fines de auditoría legal y resolución de eventuales reclamaciones.
- Conversaciones: mientras la cuenta esté activa. El usuario puede borrarlas individualmente o purgarlas todas desde Ajustes → Privacidad → «Purgar mis datos». El borrado en producción es físico (no hay papelera).
- Conversaciones privadas: nunca persistidas en servidor.
- Backups cifrados: necesarios para continuidad operativa. Pueden contener una copia histórica de conversaciones ya borradas hasta un máximo de doce (12) meses conforme a la política de retención 7 diarios + 4 semanales + 12 mensuales. Pasada la ventana, los datos quedan irrecuperables incluso para nosotros.
- Logs de seguridad: noventa (90) días.
8. Destinatarios y encargados del tratamiento
No vendemos datos. No los compartimos para marketing. Acceden:
- Personal autorizado de OneMind AI Labs S.L. con rol admin, mínimo necesario para soporte y desarrollo. Cada acceso queda registrado en audit log.
- Sub-encargados tecnológicos, regulados por contrato con cláusulas equivalentes a las del art. 28 RGPD:
- Anthropic, PBC (modelo Claude): transmisión de los mensajes para generar la respuesta. Anthropic no entrena con tráfico de su API empresarial (zero-retention).
- Cohere Inc. (embeddings y reranking): recibe fragmentos textuales para vectorizar; no almacena más allá del procesamiento.
- Hetzner Online GmbH (Storage Box, UE): backups cifrados off-site. Restic cifra los archivos antes de subirlos; el proveedor solo ve bytes cifrados.
- Proveedor SMTP transaccional para el envío de emails (verificación, invitaciones, recuperación de contraseña).
- Hosting en infraestructura propia con servidores en la Unión Europea (España).
9. Transferencias internacionales
Anthropic y Cohere procesan datos fuera del EEE. Estas transferencias se cubren mediante Cláusulas Contractuales Tipo (SCC) aprobadas por la Comisión Europea, complementadas con evaluaciones de impacto de transferencia donde aplique. Los identificadores directos del profesional (email, nombre) no se envían a estos proveedores — únicamente el contenido conversacional que el usuario decide enviar.
10. Derechos de los interesados (arts. 15-22 RGPD)
- Acceso y portabilidad (arts. 15 y 20): exportación íntegra del perfil, conversaciones, casos y biblioteca en formato JSON desde Ajustes → Privacidad → «Exportar mis datos».
- Rectificación (art. 16): edición del perfil desde Ajustes → Perfil.
- Supresión / derecho al olvido (art. 17): «Purgar mis datos» borra inmediatamente la cuenta y contenido asociado en producción. Los backups expiran solos según la política de retención.
- Limitación (art. 18) y oposición (art. 21): por escrito al DPO.
- Retirada del consentimiento: desactivable en cualquier momento desde Ajustes → Privacidad para mejoras de modelo y feedback.
- No ser objeto de decisiones automatizadas (art. 22): OneMindAI no adopta decisiones jurídicas o significativas sobre el profesional o el paciente.
Plazo de respuesta: un (1) mes prorrogable a tres (3) en casos complejos, conforme al art. 12.3 RGPD. Reclamaciones ante la Agencia Española de Protección de Datos (aepd.es).
11. Seguridad
- Conexiones TLS 1.2+ en todo el perímetro.
- Contraseñas almacenadas como hash bcrypt; jamás en claro.
- Sesiones firmadas HMAC; cookies HttpOnly, Secure y SameSite=Lax.
- Rate limiting en endpoints sensibles (login, magic link, reset).
- Backups cifrados client-side con restic + AES-256.
- Audit log de acciones administrativas y datos clínicos.
- Revisiones periódicas de dependencias y vulnerabilidades. Procedimiento de notificación de brechas a la autoridad de control en plazo legal de setenta y dos (72) horas (art. 33 RGPD).
12. Decisiones automatizadas y elaboración de perfiles
OneMindAI no toma decisiones jurídicas o significativas automatizadas sobre el profesional ni sobre el paciente. La salida del modelo de IA es un apoyo a la decisión del profesional, que conserva siempre el criterio clínico. Los modelos no diagnostican autónomamente.
13. Menores
El servicio se dirige exclusivamente a profesionales y estudiantes verificados, mayores de dieciocho (18) años. No tratamos conscientemente datos de menores en cuentas. Si detectamos una cuenta de menor, procedemos a su eliminación.
14. Modificaciones de esta política
Cuando actualicemos esta política avisaremos por email a los usuarios activos con al menos quince (15) días de antelación, salvo cambios menores de redacción. La versión vigente se publica siempre en /privacy con su fecha. Los cambios materiales requieren reaceptación.
15. Contacto
Soporte general: soporte@onemindailabs.com. Cuestiones de privacidad y derechos RGPD: dpo@onemindailabs.com.